MAGNA Lögmenn ehf., kt. 541268-0149 (hér eftir „MAGNA“, „félagið“ eða „við“) er ábyrgðaraðili þeirra persónuupplýsinga sem félagið safnar og vinnur um einstaklinga í tengslum við starfsemi þess og þá þjónustu sem félagið veitir viðskiptavinum sínum.
MAGNA eru til húsa að Höfðabakka 9, 110 Reykjavík. Sími félagsins er 571-5400 og netfang er logmenn [hjá] magna.is. Nánari upplýsingar um starfsemi MAGNA.
MAGNA safnar og vinnur ýmsar tegundir persónuupplýsinga í því skyni að veita lögfræðilega þjónustu til viðskiptavina. Ólíkum upplýsingum kann að vera safnað eftir eðli veittrar þjónustu, þ.á m. hvort um er að ræða einstakling, sem er notast við þjónustu MAGNA, eða einstakling sem kemur fram fyrir hönd lögaðila í viðskiptum við MAGNA.
Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar sem unnar eru um einstaklinga sem eiga í viðskiptum við MAGNA:
Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar sem MAGNA Lögmenn vinnur um einstaklinga sem hafa samband við félagið:
Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar sem unnar eru um einstaklinga sem fram koma fyrir hönd lögaðila eða eru á annan hátt tengiliðir við lögaðila vegna viðskipta við MAGNA:
Auk framangreindra upplýsinga kann MAGNA að safna og vinna aðrar upplýsingar sem viðskiptavinir eða fyrirsvarsmenn/tengiliðir viðskiptavina láta félaginu sjálfir í té, sem og upplýsingar sem eru nauðsynlegar vegna starfsemi félagsins. Í einhverjum tilvikum kunna upplýsingar að koma frá þriðju aðilum, svo sem Creditinfo, Skattinum, fjármálafyrirtækjum, stjórnvöldum og Þjóðskrá Íslands.
Viðskiptamönnum er ávallt valkvætt að veita persónuupplýsingar. Séu upplýsingar ekki veittar kann það þó eftir atvikum að hafa áhrif á möguleika MAGNA til að veita ráðgjöf og aðra þjónustu.
Vinnsla þeirra persónuupplýsinga sem stofan hefur undir höndum fer eftir því í hvaða tilgangi þeirra er aflað. Notkun MAGNA á persónuupplýsingum viðskiptamanna er einkum til þess að:
Ef viðskiptamaður hefur veitt MAGNA samþykki fyrir vinnslu persónuupplýsinga í ákveðnum tilgangi er samþykki grundvöllur slíkrar vinnslu og á viðskiptamaður rétt á því að draga samþykki sitt til baka. Slík afturköllun hefur þó ekki áhrif á lögmæti vinnslu persónuupplýsinga sem áður hefur átt sér stað.
Starfsmenn MAGNA hafa aðgang að persónuupplýsingum um viðskiptamenn að því marki sem nauðsynlegt er til að framfylgja samningsskyldum stofunnar. Þá hafa þjónustuaðilar MAGNA, sem vinna persónuupplýsingar í þágu stofunnar, aðgang að persónuupplýsingum en það eru einkum fyrirtæki sem veita hýsingar- og upplýsingatækjaþjónustu og banka- og fjármálaþjónustu. Þessir þjónustuaðilar eru bundnir trúnaði.
MAGNA kann að bera skyldu til að veita opinberum aðilum aðgang að persónuupplýsingum á grundvelli lagaskyldu, sem dæmi skattyfirvöldum, eftirlitsaðilum, lögregluyfirvöldum og dómstólum.
MAGNA miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðju aðila sem staðsettir eru utan Evrópska efnahagssvæðisins nema hafa til þess heimild á grundvelli persónuverndarlaga- og reglna, svo sem með samþykki viðskiptamanna.
MAGNA varðveitir persónuupplýsingar á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. Þannig hafa verið gerðar tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að verja persónuupplýsingar,
t.d. með eyðingu persónuupplýsinga, óheimilum aðgangi, breytingum eða birtingu þeirra.
MAGNA varðveitir upplýsingar um viðskiptavini og fyrirsvarsmenn, eða eftir atvikum tengiliði, viðskiptavina sem unnar eru vegna stofnunar viðskipta eins lengi og nauðsynlegt er til að uppylla tilganginn með söfnun þeirra. MAGNA varðveitir gögn sem málunum tengjast, þ.m.t. persónuupplýsingar, að jafnaði ekki lengur en tíu ár frá því að máli er lokað. Bókhaldsgögn í tengslum við þjónustu MAGNA til viðskiptamanna eru varðveitt í samræmi við lög nr. 145/1994, um bókhald, en samkvæmt þeim ber að varðveita bókhaldsgögn í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsár.
Mikilvægt er að þær persónuupplýsingar sem MAGNA vinnur með séu réttar. Því þarf að tilkynna félaginu um þær breytingar sem kunna verða á persónuupplýsingum viðskiptamanna. Einstaklingar eiga rétt á því að fá óáreiðanlegar persónuupplýsingar leiðréttar. Að teknu tilliti til tilgangs vinnslu persónuupplýsinga á einstaklingur jafnframt rétt á að láta fullgera ófullkomnar persónuupplýsingar, þ.m.t. með því að leggja fram frekari upplýsingar.
Beiðnir um uppfærslur skal beint til ábyrgðarmanns persónuverndarstefnu MAGNA með bréfpósti eða tölvupósti, í samræmi við 10. gr. stefnu þessarar.
Einstaklingar njóta ákveðinna réttinda í tengslum við vinnslu MAGNA á persónuupplýsingum. Í þeim felst m.a. réttur til að:
Framangreindum réttindum kunna að vera sett takmörk í gildandi lögum og reglum. Vilji viðskiptamenn fá nánari upplýsingar eða nýta framangreind réttindi er þeim bent á að hafa samband við ábyrgðarmann persónuverndarstefnu MAGNA, í samræmi við 10. gr. stefnu þessarar.
MAGNA hefur tilnefnt ábyrgðarmann MAGNA, til að hafa eftirlit með fylgni við þessa persónuverndarstefnu. Hafir þú einhverjar nánari spurningar eða athugasemdir við stefnu þessa bendum við þér á að hafa samband í samræmi við neðangreindar upplýsingar. Ábyrgðarmaður mun bregðast við erindi þínu eins fljótt og auðið er.
MAGNA Lögmenn ehf.
Höfðabakki 9
110 Reykjavík
Unnur Ásta Bergsteinsdóttir (unnur [hjá] magna.is)
S. 571-5400
Viðskiptamenn eiga rétt á að leggja fram kvörtun hjá lögbæru eftirlitsyfirvaldi, Persónuvernd, ef þeir telja að MAGNA hafi ekki virt réttindi þeirra við meðferð á persónuupplýsingum.
MAGNA áskilur sér rétt til að breyta persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á persónuverndarlögum, reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar. Breytingar sem kunna verða á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt á heimasíðu félagsins.
Persónuverndarstefna þessi var sett 15. nóvember 2021.
